La fermeture d’une entreprise pendant les fêtes de fin d’année nécessite une préparation particulière. Lorsque les bureaux, les commerces, les entrepôts ou les locaux professionnels restent inoccupés pendant plusieurs jours, il est essentiel de vérifier les dispositifs de sécurité et d’anticiper les risques d’intrusion, de vol et de vandalisme.
En effet, pour sécuriser son entreprise pendant les vacances, plusieurs mesures doivent être mises en place avant le départ des équipes : contrôle des accès, vérification des alarmes, protection du matériel, mise à jour des consignes et organisation de la surveillance pendant toute la période de fermeture.
Une préparation rigoureuse permet donc de limiter les vulnérabilités, de réduire les oublis et de faciliter la gestion d’un éventuel incident.
Découvrez notre checklist pratique pour protéger votre entreprise pendant les vacances de fin d’année.
1. Pourquoi renforcer la sécurité de son entreprise pendant les congés ?
Les congés de fin d’année entraînent souvent une diminution de la fréquentation des locaux professionnels. Certaines entreprises ferment complètement leurs portes, tandis que d’autres maintiennent une activité réduite.
Cette modification du fonctionnement habituel nécessite d’adapter les mesures de sécurité.
Des locaux moins fréquentés
Lorsque les bureaux ou les entrepôts restent inoccupés, l’absence de personnel sur place peut retarder la détection desanomalies.
Une porte restée ouverte, une dégradation ou le déclenchement d’une alarme nécessitent donc une organisation spécifiquepour assurer leur signalement et leur prise en charge.
Des marchandises et du matériel à protéger
Les entreprises peuvent conserver dans leurs locaux des équipements informatiques, des outils, des marchandises ou des documents sensibles.
Avant une fermeture prolongée, il est donc utile d’identifier les biens qui nécessitent une protection particulière et de vérifier les conditions de stockage.
Des horaires inhabituels
Certaines entreprises organisent des permanences, des livraisons ponctuelles ou des interventions techniques pendant les congés.
Ces exceptions doivent donc être prises en compte dans les procédures de sécurité afin d’éviter les accès non autorisés et les alertes injustifiées.
L’objectif est de maintenir une protection adaptée, même lorsque l’organisation habituelle de l’entreprise est temporairement modifiée.
2. Checklist de fermeture : les vérifications indispensables avant les vacances
Avant de quitter définitivement les locaux, il est notamment recommandé de suivre une checklist regroupant les principaux points de contrôle.
Vérifier les portes, fenêtres et accès secondaires
Tous les accès doivent être intégrés à la procédure de fermeture, et pas uniquement l’entrée principale.
Les vérifications peuvent notamment porter sur :
- Les portes d’entrée et les portes de service.
- Les fenêtres et les accès en rez-de-chaussée.
- Les portails et les clôtures.
- Les portes des réserves et des locaux techniques.
- Les accès aux quais de livraison.
- Les systèmes de verrouillage et les serrures.
Toute anomalie constatée avant la fermeture doit être signalée et traitée selon son niveau de priorité.
Contrôler les clés et les badges
Avant le départ des équipes, nous vous recommandons de gérer les clés et les badges d’accès avec attention.
Cependant, nous vous conseillons de vérifier les autorisations actives, de supprimer celles qui ne sont plus nécessaires et de vousassurer que les personnes chargées des interventions pendant les congés disposent des accès appropriés.
Nous devons également définir clairement les modalités de remise et de restitution des clés.
Sécuriser les équipements et les marchandises
Les matériels de valeur doivent par ailleurs être rangés dans des espaces adaptés et les équipements sensibles protégés contre les accès non autorisés.
Dans les entrepôts et les commerces, il peut être utile de vérifier les zones de stockage, les réserves et les marchandises laissées à proximité des accès.
Les documents confidentiels, les supports informatiques et les équipements portables doivent également être protégés.
Vérifier les locaux avant le départ
Un dernier contrôle permet de vérifier que les consignes de fermeture ont été appliquées.
Il peut notamment comprendre la vérification des accès, de l’activation des alarmes et de l’état général des espaces.
La personne chargée de la fermeture doit pouvoir confirmer que les contrôles prévus ont été effectués.
3. Vérifier les alarmes et les dispositifs de surveillance
Les équipements de sécurité électronique peuvent jouer un rôle important lorsque les locaux restent inoccupés pendant plusieurs jours.
Ils doivent toutefois être correctement configurés et associés à une procédure de traitement des alertes.
Tester le système d’alarme intrusion
Avant le début des congés, nous vous recommandons de tester le système d’alarme en suivant les procédures définies parle prestataire ou le fabricant.
Les points à examiner peuvent comprendre :
- Le fonctionnement des détecteurs.
- L’état des équipements et de leur alimentation.
- La fermeture des zones protégées.
- Les modalités de transmission des alertes.
- Les coordonnées des personnes à prévenir.
Vérifier la vidéosurveillance
Lorsque l’entreprise dispose d’un système de vidéosurveillance, il est utile de vérifier son fonctionnement et la couverture des zones sensibles.
Les caméras peuvent notamment surveiller les entrées, certains espaces extérieurs ou les zones de stockage, selon la configuration du site.
L’utilisation des images doit respecter les règles applicables à la protection des données personnelles et à l’information des personnes concernées.
Définir la procédure en cas d’alerte
Une alarme n’est réellement utile que si une procédure permet de traiter son déclenchement.
L’entreprise doit définir les personnes chargées de recevoir les alertes, les personnes autoriséesàintervenir et les interlocuteurs à contacter selon la situation.
Les coordonnées doivent être à jour et les responsabilités clairement définies avant la fermeture.
4. Réaliser un inventaire du matériel et des marchandises
L’inventaire constitue une mesure complémentaire de prévention, particulièrement utile pour les commerces, les entrepôts et les entreprises disposant d’équipements coûteux.
Identifier les biens sensibles
Avant les congés, il peut être pertinent de recenser les matériels et marchandises présentant une valeur importante ou nécessitant une protection spécifique.
Selon l’activité, cet inventaire peut concerner :
- Les ordinateurs et les équipements informatiques.
- Les outils et les machines.
- Les stocks de marchandises.
- Les équipements électroniques.
- Les documents et supports sensibles.
- Les clés et les moyens d’accès.
Cette démarche facilite le suivi des biens et permet de mieux cibler les mesures de protection.
Mettre à jour les documents de suivi
Nous devons consigner les informations d’inventaire avec suffisamment de précision pour identifier les équipementsconcernés.
Lorsque cela s’avère nécessaire, l’entreprise peut enregistrer les références, les numéros de série et toute information utileà la gestion des biens.
Nous devons stocker les documents de manière sécurisée et en réserver l’accès aux personnes autorisées.
Protéger les zones de stockage
Nous devons fermer les espaces contenant du matériel sensible et limiter leur accès aux personnes habilitées.
Dans un entrepôt, nous pouvons donc regrouper certains équipements dans des zones dédiées et vérifier les fermetures avant ledépart des équipes.
Ces mesures complètent la surveillance du bâtiment et facilitent les contrôles au retour des congés.
5. Organiser les rondes de sécurité pendant la fermeture
Lorsque les locaux restent inoccupés, les rondes de sécurité peuvent contribuer à vérifier périodiquement l’état des installations et à détecter certaines anomalies.
Elles peuvent être particulièrement intéressantes pour les entreprises qui souhaitent notamment renforcer la surveillance pendant les congés sans maintenir nécessairement un agent en permanence.
Définir les zones à contrôler
Nous définissons le périmètre des rondes en fonction de la configuration du site et des risques identifiés.
Les contrôles peuvent porter sur :
- Les accès principaux et secondaires.
- Les clôtures et les portails.
- Les quais de livraison.
- Les parkings et les espaces extérieurs.
- Les zones de stockage.
- Les bâtiments annexes.
- Les points de contrôle définis dans les consignes.
Choisir la fréquence des rondes
La fréquence dépend du niveau de risque, de la durée de fermeture et des contraintes propres au site.
Certaines entreprises peuvent avoir besoin de passages périodiques, tandis que d’autres nécessitent une présence plus régulière sur les périodes sensibles.
Nous pouvons planifier des rondes à horaires fixes ou variables selon les objectifs recherchés.
Nous définissons le dispositif à l’avance en précisant les horaires, les zones à contrôler et les modalitésdecompte rendu.
Prévoir le signalement des anomalies
Les agents chargés des rondes doivent connaître les consignes à appliquer en cas de porte endommagée, de tentative d’intrusion ou d’autre anomalie.
Les modalités de signalement doivent ainsi préciser les interlocuteurs à contacter et les éventuelles mesures complémentaires à prendre.
Un compte rendu des passages peut faciliter le suivi de la surveillance pendant toute la période de fermeture.
6. Gardiennage ou rondes de sécurité : quelle solution choisir pendant les congés ?
Le choix dépend du niveau de surveillance souhaité, de la configuration des locaux et de la valeur des biens à protéger.
Le gardiennage sur site
Le gardiennage permet de prévoir une présence humaine pendant les horaires convenus.
Cette solution convient donc aux sites qui nécessitent une surveillance renforcée, aux entrepôts qui stockent des marchandisessensibles ou aux entreprises qui souhaitent contrôler régulièrement les accès.
Nous définissons clairement les missions confiées à l’agent dans le cadre de la prestation.
Les rondes de surveillance
Les rondes permettent de contrôler périodiquement les accès et certaines zones du site.
Toutefois, elles peuvent convenir aux locaux qui nécessitent des vérifications régulières pendant une fermeture, sans exiger une présence humaine permanente.
Leur efficacité dépend notamment de la fréquence des passages, des points de contrôle retenus et de l’organisation prévue en cas d’anomalie.
La combinaison de plusieurs solutions
Dans certaines situations, il peut être pertinent d’associer plusieurs moyens de protection :
- Une alarme intrusion pour détecter certaines anomalies.
- De la vidéosurveillance sur les zones adaptées.
- Des rondes de sécurité pendant les périodes de fermeture.
- Du gardiennage sur les plages horaires les plus sensibles.
- Une procédure de gestion des alertes clairement définie.
Cette approche permet d’adapter le dispositif aux besoins de l’entreprise sans retenir systématiquement la solution la plus lourde.
7. Préparer les consignes pour les salariés et les prestataires
La sécurité pendant les congés repose également sur la qualité des informations transmises aux personnes autorisées à intervenir dans les locaux.
Informer les équipes des procédures de fermeture
Avant les départs, les salariés doivent connaître les consignes applicables à leur dernier jour de présence.
Ces consignes peuvent également préciser les modalités de fermeture, le rangement des équipements, la gestion des clés et l’activation des dispositifs de sécurité.
Il est utile de désigner une personne responsable de la vérification finale.
Encadrer les interventions pendant les congés
Certaines entreprises doivent donc maintenir des interventions techniques, des livraisons ou des opérations de maintenance pendant les périodes de fermeture.
Nous identifions en amont les personnes autorisées, les horaires et les accès concernés.
Lorsque cela est nécessaire, les intervenants doivent recevoir les informations utiles sur les consignes de sécurité et les modalités de signalement.
Mettre à jour les contacts d’urgence
Nous vérifions les coordonnées des responsables, des prestataires et des personnes chargées de la sécurité avant lafermeture.
Nous recommandons également de désigner des interlocuteurs de remplacement en cas d’absence des contacts habituels.
Les consignes doivent également préciser les situations nécessitant de prévenir les services de secours.
8. Anticiper les risques techniques et les incidents pendant l’hiver
La protection des locaux pendant les congés ne se limite pas aux intrusions et aux vols. Les périodes hivernales peuvent également exposer les bâtiments à certains risques techniques.
Vérifier les installations sensibles
Selon les caractéristiques du site, nous pouvons vérifier les équipements de chauffage, les installations électriques et lesdispositifs techniques qui doivent rester opérationnels pendant la fermeture.
Nous adaptons les mesures aux recommandations des professionnels concernés et aux contraintes du bâtiment.
Prévenir les dégâts liés au froid
Le gel peut affecter certaines canalisations et installations. Nous définissons les mesures de prévention en fonction des équipements présents et des conditions prévues.
Nous prévoyons également les dispositions à prendre si nous détectons une anomalie technique pendant l’absence dupersonnel.
Maintenir les accès praticables
En hiver, le gel et les intempéries peuvent rendre certains cheminements glissants ou difficiles d’accès.
Par conséquent, les entreprises doivent prévoir les mesures adaptées pour permettre des interventions dans des conditions de sécurité satisfaisantes.
Ces vérifications complètent la protection contre les actes de malveillance et participent à la préservation des locaux.
Pourquoi faire appel à JIJEL Sécurité pendant les congés de fin d’année ?
Une fermeture prolongée peut nécessiter une surveillance spécifique, notamment lorsque les locaux contiennent du matériel de valeur, des marchandises ou des équipements sensibles.
JIJEL Sécurité propose des prestations de sécurité privée destinées aux professionnels, notamment le gardiennage, les rondes de surveillance et la surveillance mobile.
Selon les besoins du site et les prestations disponibles, ces solutions peuvent contribuer à renforcer la surveillance pendant les congés et à contrôler périodiquement les accès aux locaux.
Avant de mettre en place une prestation, nous vous conseillons notamment de préciser la durée de fermeture, les zones sensibles, les horaires à couvrir et les procédures à appliquer en cas d’anomalie.
Vous prévoyez de fermer votre entreprise pendant les fêtes de fin d’année ? Contactez JIJEL Sécurité pour étudier les besoins de surveillance de vos locaux et préparer une solution adaptée à votre période de fermeture.
